- Am Vorabend schriftlich einen Tagesplan erstellen.
- Nach Prioritäten geordnet
- Eine Stunde für Unvorhergesehenes offen lassen
- Erledigte Punkte sofort streichen
- Sich bewusst regelmässig eine Auszeit ("Time out") nehmen.
Ich weiss von einem Bundesrat, dass er einmal pro Woche für alle
unabkömmlich ist. Dann macht er nämlich einen Spaziergang und erlebte
nach seinen Aussagen immer viel Positives. Die Distanz lohne sich für ihn:
Viele Fragen werden während des Gehens geklärt und die besten
Gedanken kommen oft während dieser "Auszeit". Er findet, dass ihm
nach der Rückkehr das Arbeiten viel leichter fällt und vieles
nachher rascher erledigt werden kann.
Buchen Sie sich also täglich eine
Zeitspanne für sich! Wichtig: Die Zeit, die Sie für ein time out
eingeplant haben, müssen Sie blockieren, sonst wird sie zwangsläufig
zur Manövriermasse.
- Mit einem professionalen Planungssystem arbeiten.
Je nach individuellen Anforderungen und Bedürftnissen gibt es heute gute
Zeitplanbücher oder elektronische Agendas.
Sie können auch ohne grosses Planungssystem arbeiten:
Bedenken Sie jedoch, dass viel Zeit mit der Suche nach
verstreuten Notizzetteln verloren werden kann.
Beim Zeitmanagement ohne Planungssystem gilt folgender Rat:
Vermerken Sie alle Termine in einer Agenda!
Notieren Sie alle Pendenzen auf einem Block!
- Sitzungen speditiver leiten.
Bei den meisten Sitzungen ist die Zeitfrage das Hauptproblem.
Sitzungen dauern zu lange. Die Beiträge der Teilnehmer sind
zu weitschweifig. Verzichten wir auf zeitraubende Protokolle.
Das, auf was man sich geeinigt hat, kann sofort photokopiert werden,
zusammen mit der Pendenzenliste: Wer was bis wann erledigen muss.
- Schneller lesen lernen.
Man kann eine Lesegeschwindigkeit von 180 bis 200 Wörtern pro Minute leicht
auf das Doppelte steigern. Schnelleres Lesen verhindert gedankliches Abschweifen
und verbessert den Lesevorgang. Rücksprünge werden vermieden und
das Kurzzeitgedächtnis wird verbessert.
Es gibt Firmen, die Schnell-lesen traininern. Ein Beispiel.
Literaturangaben:
- Ott Ernst: Optimaler Lesen (Normierung der Blickspanne)
- Buzan Toni: Spead Reading (Kombination Mind Mapping und Schnelllesen)
- Scheele Paul R: Photo Reading (Hochgeschwindigkeitslesemethode)
- Knill/Kunert "Team und Kommunikation", Kapitel "Sitzungen leiten".
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- Persönlichkeitsentwicklung:
Wer erkannt hat, wer er ist, wer gelernt hat, achtsam durchs Leben zu gehen,
der kann sich von zeitraubenden Zwängen befreien.
Wer die eigenen Schwächen und Stärken kennt, macht bestimmt
auch im Zeitmanagement raschere Fortschritte.
- Führungstraining:
Dank menschenorientierter Führung kommen wir schneller zum Ziel,
Führungsabläufe lassen sich optimieren. (siehe
Führen, aber wie).
Literaturhinweis:
Steiger R. Menschenorientierte Führung, Huber Verlag
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- Konfliktmanagement:
Rasche Konfliktlösungen führen zu Zeitgewinn.
Wer Auseinandersetzungen fachgerecht angeht, spart nicht nur
Zeit, er spart damit auch Geld und Ärger.
Ungelöste Konflikte schwelen weiter und rächen
sich. Ein Rattenschwanz von negativen Auswirkungen raubt
immens viel Zeit, durch:
- Missverständnisse
- Schlaflosigkeit
- Krankheit
- Reibereien während der Arbeitszeit
- Telefonate
- Berichte, Schreibereien
- Email
- Aussprachen
- Stressbewätigung.
Zeitgewinn dank gekonntem Umgang mit Stresssituationen und Zeitdruck.
- Delegieren können.
Zeigewinn dank fachgerechten delegierens, d.h.
durch das Ausschöpfen der Leistungspotentiale der Mitarbeiter.
Vielfach kennen die Mitarbeiter den Gesamtzusammenhang nicht und
es kommt trotz des delegierens zu langwierigen Rückfragen.
Und damit zu unerwünschten Zeitverlusten durch Rückdelegation.
Wenn Mitarbeiter wie Handlanger behandelt werden, nimmt eine zeitraubende
Kontrollwut überhand. Richtiges delegieren kann Zeit sparen. Doch gilt
es stets zu bedenken, was geschieht, wenn der Delegierte ausfällt.
Es lohnt sich jedenfalls, jemanden einen Tag lang in Tätigkeiten
einzuarbeiten, die täglich eine Stunde kosten.
Literatur zur Thematik:
- Hans-Jürgen Kratz, Delegieren - aber wie? Gabal, Offenbach
- Chris Roebuck: Professionell delegieren
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Veränderungsmanagement
Zeitgewinn dank gezielter Verbesserungen.
Verbesserungen verlangen immer Veränderungen,
doch muss die Bereitschaft zur Veränderung vorhanden sein.
Wer nicht gewillt ist, zeitraubende Prozesse zu eliminieren,
wird beim Zeitmanagement immer erfolglos bleiben.
- Rhetorik:
Wer die Verständlichkeitshelfer nicht kennt und nicht gelernt
hat, kurz und konkret zu reden, wird langschweifig und
unverständlich reden. Üben wir uns in der Kunst, uns
kurz zu fassen.
- Sich antizyklisch
verhalten.
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam!
Wenn Du keine Zeit hast, mache eine Pause!
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- Kreativität:
Wer neue Ideen entwickeln kann, wird bestimmt auch Zeit gewinnen.
Bei einem Brunnen müssen Sie dafür sorgen, dass
Wasser zufliesst. Ihre Arbeit braucht auch Kreativität,
um mit neuen schöpferischen Energien Ihre Denk- und
Entscheidungsfähigkeit mit Energiereserven auffüllen
zu können.
Zum Beispiel: Dank Mind Mapping lassen sich komplexe Sachverhalte auf einem
Blatt übersichtlich visualisieren.
Sie gewinnen auch Zeit bei Vorbereitungsarbeiten mit Mind Mapping.
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Literaturhinweis:
Kirckhoff, Mogens: Mind Mapping. Die Synthese vom sprachlichen und
bildhaftem Denken. PLS, Bremen.
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- Auftanken nicht vergessen
Beim Zeitmanagement sind auch wichtig:
- Gesunde Ernährung
- Ausreichender Schlaf. Schlafentzug bringt keinen Zeitgewinn.
- Ruhezeiten
- Nichtstun
- Bewegung (Kein Leistungssport nötig - einige Minuten
Wandern pro Tag genügen)
- 10 Minuten Reflexion täglich
Zeitreserven mobilisieren Sie! Denn:
Freizeit ist keine verlorene Zeit.
"Nur eine Erde, die sich erholen kann,
bringt eine reichere Ernte!"
- Zeit für Unvorhergesehenes einplanen.
Dies gilt auch beim Reisen und bei Terminen.
Die Pufferzeiten sind nie Zeitverlust.
- Angefangenes fertigmachen
Lassen Sie sich nicht von der angefangen Arbeit abhalten.
Wenn Sie etwas in die Hand genommen haben, bearbeiten Sie
den Vorgang fertig. Zum Schluss noch ein paar der wichtigsten Regeln.
- Gehen Sie für die wichtigsten Aufgaben in Klausur.
- Telefon umstellen
- Besucher abwimmeln (X ist bis ... Uhr nicht abkömmlich)
- Bevor Sie etwas machen, stellen Sie sich immer die Frage: Muss ich es tun?
- Wartezeiten werden oft zu Zeitgewinn.
Sie können Wartezeiten für sinnvolle Überlegungen
nutzen.
- Jede Aufgabe hat viele Teilaufgaben. Erledigen sie eine nach der anderen.
- Haben Sie schon ein Schild, das vor die Tür gehängt werden kann -
mit der Aufschrift: "Ich möchte bis .... Uhr nicht gestört werden!"?
Erkenntnis:
Es ist nicht möglich, all die aufgelisteten Tipps auf einmal umzusetzen.
Obschon Zeitmanagement schwierig ist, lohnt sich der Versuch,
die verbesserungswürdigen Aspekte Punkt für Punkt gezielt anzugehen.
Die Änderungspunkte müssen unbedingt schriftlich fixiert werden.
Dinge, die wir uns nur so nebenbei vornehmen, tun wir selten.
Wenn die Aufgaben und Lernpunkte selbst nicht notiert und fixiert
werden, mützt Ihnen das beste Zeitmanagement-System nichts.
Denn letzlich müssen wir die Lernpunkte persönlich umsetzen!
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