Arbeitsplatz Die Info-Lawine

Ständig neue E-Mails und Faxe, dazu Stapel von Post: Wie man die tägliche Informationsflut eindämmt.

Papierberge bewegen sich wie Wanderdünen über den Schreibtisch, Mail-Ordner wachsen ins Monströse - viele Menschen können die Informationsmengen, die sich an ihrem Arbeitsplatz ansammeln, nicht bewältigen. Der Schweizer Kommunikationsberater Marcus Knill sucht nach Abhilfe.

SZ: Poststapel, Mailbox, Faxflut - wie viel Zeit verbringen Büroarbeiter täglich mit dem Sichten von Information?

Knill: Zu viel, nach unserer Erfahrung braucht man mehr als zwei Stunden, um sich aus der Lawine zu wühlen. Schliesslich muss man alle Nachrichten lesen - es könnte ja etwas Wichtiges dabei sein.

SZ: Einen hohen Anteil hat die interne Firmenkommunikation. Wie lässt sich die hausgemachte Flut eindämmen?

Knill: Indem man zuerst eine Bestandsaufnahme macht. Wo und wie wird informiert? In Sitzungen, per E-Mail, in der Hauszeitung, auf Charts? Dann sollte man sich fragen, ob alle Informationen bei denen landen, die sie betreffen. Man hört ja auch immer wieder von Mitarbeitern, die sich nicht ausreichend informiert fühlen und darüber klagen, etwa von anstehenden Veränderungen im Betrieb aus der Presse erfahren zu haben.

SZ: Aber es geht ja eher um das Zuviel.

Knill: Und deshalb lautet die wichtigste Frage: Bei wie vielen Adressaten landen Informationen, obwohl diese gar nichts damit anfangen können?

"Information ist Chefsache." SZ: Ist es denn nicht nachvollziehbar, dass eine Assistentin E-Mails lieber an alle weiterleitet, als sie mühevoll zu bewerten und zuzuordnen?

Knill: Information ist Chefsache. Ein gutes Informationsmanagement muss von höchster Stelle eingeleitet werden. Ein funktionierendes Intranet wirkt zum Beispiel Wunder. Allerdings muss man bereit sein, jemanden zu benennen, der sich ausschliesslich mit dem Selektieren, Dosieren und Reduzieren von Nachrichten beschäftigt.

SZ: Wie luxuriös.

Knill: Rechnet sich aber, weil es Zeit spart. Wir haben gerade eine Firma beraten, die eine Viertelstelle für Informationsmanagement eingerichtet hat. Der neue Mitarbeiter hat das Informationssystem so strukturiert, dass jetzt alle Kollegen die Nachrichten, die für sie wirklich wichtig sind, selber einholen müssen. Dazu können sie sich an Stellen bedienen, die im Intranet oder am Schwarzen Brett eigens für ihre Bedürfnisse eingerichtet sind. So entsteht gezielte Information anstelle von überbordender Quantität, die auf Dauer ja sogar desinformiert, weil es für den Empfänger immer schwieriger wird, Zusammenhänge zu erkennen.

SZ: Dass Informationsmanagement betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, leuchtet ein. Wie aber überzeugt man einen Mitarbeiter, der es womöglich geniesst, sich hin und wieder zu verzetteln?

Knill: Ein guter Betrieb bringt seine Leute dazu, dass sie sich nicht langweilen wollen. Ausserdem: Gute Information macht mehr Lust als schlechte.

Interview: Jutta Göricke