Information über Referenten, Inhalte, Positionen und Interessen sammeln. Thema und Ziel des Gespräches auf einem Blatt notieren. Sich über Teilnehmerkreis, Ort, Raum, Infrastruktur ein Bild machen. Technik klären: Beispiele: Verstärkeranlage. Handmikro oder Head Set? Struktur aufbauen und einen roten Faden planen. Klarheit zum Ablauf schaffen. Konzept: Start? Einstieg Brücke zum Publikum und Schluss und Zusammenfassung. Vorgespräch mit Referenten: Beispiele: Spielregeln, Zeitbudget. Zeitmanagement planen: einen Zeitnehmer bestimmen. Fragetechnik beachten: jeweils nur eine Frage.

Der Moderator Job ist erfüllt, wenn die Gäste zum Reden gebracht worden sind wenn konzentriert moderiert worden ist, gut zugehört worden ist und die Fragen auf den Aussagen der Gäste aufgebaut haben.