Beim E-Mailen gilt es, intern Regeln fest zu legen. Es ist erstaunlich, dass man sich im gleichen Büro heute vielfach auf wenige Meter Distanz Mails schickt, anstatt das direkte Gespräch zu führen und die interne Kommunikation managen. Jeder Betrieb, jede Organisation müsste den Umgang mit Mails regeln. Es kommt auch immer mehr vor, dass mit Mails kritisiert wird. Wäsche sollten wir nur unter vier Augen waschen. Meinungsverschiedenheiten sind persönlich auszutragen und zwar direkt und mündlich. Deshalb keine Mails, wenn man emotional aufgeladen ist. Mailkommunikation will heissen: Kurz, präzise, sachlich formulieren! Dies kann gelernt werden. In jeden Mail wird nur ein Thema behandelt. Es ist eine Untugend, mit dem Mail die ganze alte Korrespondenz mit zu versenden.
Im Militär machten wir uns lustig über die Generalstabsoffiziere mit der Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Jauchewagen und eine Generalstäbler? Antwort: Es gibt keinen. Bei beiden ist der Verteiler am Wichtigsten.
Mitarbeiter, die zu leichtfertig die Meldung an Vorgesetzte und Kollegen auf "Cc" setzen erschweren und belasten die interne Kommunikation unnötigerweise. Oft nutzen sie den breiten Verteiler, um den Chefs zu zeigen, was sie gearbeitet haben.
Es lohnt sich ferner, Mails rasch zu beantworten. Ich habe schon oft am Sonntag Mails kurz beantwortet und dadurch viel Zeit gespart. Bei wichtigen Mails lohnt es sich, die Information bestätigen zu lassen. Die Informationsflut ist eines der grössten Zeitprobleme!