|
SZ: Poststapel, E-Mail-Korb, Fax-Flut - wieviel Zeit verbringt ein
Büroarbeiter täglich mit dem Sichten und Sortieren von
Information?
|
Knill: Zu viel, nämlich mehr als zwei Stunden. So viel Zeit braucht
man mindestens, um sich durch die Lawine, die einen da überrollt, zu
wühlen. Schliesslich muss man alle Nachrichten lesen: Es könnte
ja etwas Wichtiges dabei sein.
|
|
SZ: Einen hohen Anteil hat die interne Firmenkommunikation. Wie lässt
sich die hausgemachte Flut verringern?
|
Knill: Indem man zunächst eine Bestandsaufnahme macht. Wo und wie
wird informiert? In Sitzungen, in der Hauszeitung, per E-Mail oder
auf Charts? Dann sollte man sich fragen, ob alle Informationen bei
denen landen, die sie betreffen. Man hört ja auch immer wieder von
Mitarbeitern, die sich nicht ausreichend informiert fühlen und sich
darüber beklagen, zum Beispiel von anstehenden Veränderungen
im Betrieb erst aus der Presse erfahren zu haben.
|
|
SZ: Aber es geht ja vor allem um das Zuviel.
|
Knill: Und deshalb ist die wichtigste Frage: Bei wievielen Adressaten
landen Informationen, obwohl diese gar nichts damit anfangen können?
|
|
SZ: Ist es nicht nachvollziehbar, dass eine Assistentin E-Mails lieber
an alle weiterleitet, als sich der mühevollen Aufgabe der Bewertung
und Zuordnung hinzugeben?
|
Knill: Information ist Chefsache. Und ein gutes Informationsmanagement
muss von höchster Stelle eingeleitet werden. Ein funktionierendes
Intranet wirkt zum Beispiel Wunder. Allerdings muss man bereit sein,
jemanden einzustellen, der sich ausschliesslich mit dem Selektieren,
Dosieren und Reduzieren von Nachrichten beschäftigt.
|
|
SZ: Wie luxuriös.
|
Knill: Rechnet sich aber, weil es Zeit spart. Wir haben gerade eine
Firma beraten, die eine Viertelstelle für Informationsmanagement
eingerichtet hat. Der neue Mitarbeiter hat das Informationssystem so
strukturiert, dass jetzt alle Kollegen die Nachrichten, die für sie
wirklich wichtig sind, selber einholen müssen. Dazu können
sie sich an Stellen bedienen, die im Intranet oder am Schwarzen Brett
eigens für ihre Bedürfnisse eingerichtet sind. So entsteht
gezielte Information anstelle von überbordender Quantität,
die auf Dauer ja sogar desinformiert, weil es für den Empfänger
immer schwieriger wird, Zusammenhänge zu erkennen.
|
|
SZ: Dass Informationsmanagement betriebswirtschaftlich sinnvoll ist,
leuchtet ein. Wie aber überzeugt man einen Mitarbeiter, der es
womöglich geniesst, sich hin und wieder zu verzetteln?
|
Knill: Ein guter Betrieb bringt seine Leute dazu, dass sie sich nicht
langweilen wollen. Ausserdem: Gute Information macht mehr Lust als
schlechte.
|
