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www.rhetorik.ch aktuell: (11. Februar, 2006)

Was kann man gegen die Informationsflut tun?



Links: Zum Umgang mit Information Informationen sammeln und sinnvoll bearbeiten Informationsmanagement




Dies ist ein Interview in der Süddeutschen Zeitung vom 11. Februar 2006 mit Marcus Knill:

SZ: Poststapel, E-Mail-Korb, Fax-Flut - wieviel Zeit verbringt ein Büroarbeiter täglich mit dem Sichten und Sortieren von Information? Knill: Zu viel, nämlich mehr als zwei Stunden. So viel Zeit braucht man mindestens, um sich durch die Lawine, die einen da überrollt, zu wühlen. Schliesslich muss man alle Nachrichten lesen: Es könnte ja etwas Wichtiges dabei sein.
SZ: Einen hohen Anteil hat die interne Firmenkommunikation. Wie lässt sich die hausgemachte Flut verringern? Knill: Indem man zunächst eine Bestandsaufnahme macht. Wo und wie wird informiert? In Sitzungen, in der Hauszeitung, per E-Mail oder auf Charts? Dann sollte man sich fragen, ob alle Informationen bei denen landen, die sie betreffen. Man hört ja auch immer wieder von Mitarbeitern, die sich nicht ausreichend informiert fühlen und sich darüber beklagen, zum Beispiel von anstehenden Veränderungen im Betrieb erst aus der Presse erfahren zu haben.
SZ: Aber es geht ja vor allem um das Zuviel. Knill: Und deshalb ist die wichtigste Frage: Bei wievielen Adressaten landen Informationen, obwohl diese gar nichts damit anfangen können?
SZ: Ist es nicht nachvollziehbar, dass eine Assistentin E-Mails lieber an alle weiterleitet, als sich der mühevollen Aufgabe der Bewertung und Zuordnung hinzugeben? Knill: Information ist Chefsache. Und ein gutes Informationsmanagement muss von höchster Stelle eingeleitet werden. Ein funktionierendes Intranet wirkt zum Beispiel Wunder. Allerdings muss man bereit sein, jemanden einzustellen, der sich ausschliesslich mit dem Selektieren, Dosieren und Reduzieren von Nachrichten beschäftigt.
SZ: Wie luxuriös. Knill: Rechnet sich aber, weil es Zeit spart. Wir haben gerade eine Firma beraten, die eine Viertelstelle für Informationsmanagement eingerichtet hat. Der neue Mitarbeiter hat das Informationssystem so strukturiert, dass jetzt alle Kollegen die Nachrichten, die für sie wirklich wichtig sind, selber einholen müssen. Dazu können sie sich an Stellen bedienen, die im Intranet oder am Schwarzen Brett eigens für ihre Bedürfnisse eingerichtet sind. So entsteht gezielte Information anstelle von überbordender Quantität, die auf Dauer ja sogar desinformiert, weil es für den Empfänger immer schwieriger wird, Zusammenhänge zu erkennen.
SZ: Dass Informationsmanagement betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, leuchtet ein. Wie aber überzeugt man einen Mitarbeiter, der es womöglich geniesst, sich hin und wieder zu verzetteln? Knill: Ein guter Betrieb bringt seine Leute dazu, dass sie sich nicht langweilen wollen. Ausserdem: Gute Information macht mehr Lust als schlechte.


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